DATENSCHUTZERKLÄRUNG der FireServ e.U.

Projekt: FireServ Datenschutz
Interne Dokumentennummer: S 2018 - 027
Themen: Datenschutzerklärung
Verfasser: Andreas Kapeller MSc, MBA
Datum: 25.05.2018
Version: 1.0

Stand Mai 2018

1 FireServ und seine Dienstleistungsbereiche

Die Firma FireServ e.U. steht für ein umfassendes Dienstleistungsangebot in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutzmanagement sowie Notfall- und Katastrophenmanagement. Wir kombinieren Fachwissen in der Prävention und wirtschaftliche Kompetenz mit jahrelanger Erfahrung aus dem aktiven Einsatzdienst von Feuerwehren und Rettungsdiensten. Innovation, Wirtschaftlichkeit und Gesetzeskonformität sind für uns selbstverständlich. Unsere Mitarbeiter und Partner sind Spezialisten und vereinen Erfahrung in ihrem Fachbereich mit hoher Problemlösungskompetenz.

FireServ ist ein Unternehmen der Lösungen. Wir beginnen mit der Analyse des Kundenproblems und erarbeiten die richtige Kombination von Technologien, Sachverstand und Wirtschaftlichkeit. Die Bündelung unserer Kompetenzen vermindert Schnittstellenprobleme und minimiert den Zeit- und Kostenaufwand für unsere Kunden.

Im Rahmen unserer Tätigkeit in unseren Dienstleistungsbereichen

• Fire- & Emergencymanagement
• Safetymanagement
• Firesafetymanagement
• Work Place Health Management (HealthServ)
• FireServ Akademie

ist es notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten.

2 Zu bearbeitende personenbezogene Daten

Wenn die Firma FireServ e.U. Daten verarbeitet, dann bedeutet dies, dass wir Daten z.B. erheben, erfassen, speichern, verändern, auslesen, abfragen, verwenden, übermitteln, bereitstellen oder löschen.

Im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Personenkreisen außerhalb der FireServ e.U., die mit uns direkt in Kontakt stehen oder die uns im Rahmen der Geschäftsabwicklung bekannt werden. Dies sind insbesondere:

• Interessenten und Kunden der FireServ e.U., wenn es sich um natürliche Personen handelt, beziehungsweise die Ansprechpartner von Interessenten und Kunden, wenn es sich um
juristische Personen (zum Beispiel: Unternehmen oder Behörden) handelt.
• Aufgrund unserer vielschichtigen Tätigkeiten, haben wir Interessenten und Kunden aus verschiedenen Bereichen. Dies sind insbesondere:
• Vertreter von Einsatzorganisationen
• Vertreter von Forschungseinrichtungen und Forschungsförderstellen,
• Architekten und Planer, Errichter oder Eigentümer von Gebäuden oder gewerblichen Objekten
• Auftraggeber von Brandschutzkonzepten, Übereinstimmungserklärungen, Gutachten und Konzepte im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsmanagements
• Kurs- und Seminarteilnehmer.
• Lieferanten der FireServ e.U., wenn es sich um natürliche Personen handelt, beziehungsweise die Ansprechpartner von Lieferanten, wenn es sich um juristische Personen handelt.
• Projektbeteiligte bei Projekten in unseren Dienstleistungsbereichen, die keine Kunden oder Lieferanten sind.
• Vortragende bei Kursen und Seminaren, die von uns organisiert werden.
• Bewerber
• Besucher unseres Online-Angebots (Website und Social Media).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die uns betroffene Personen selber mitteilen, sowie Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsabwicklung von unseren Geschäftspartnern und von sonstigen Personen und Organisationen erhalten oder die in öffentlich zugänglichen Quellen (wie öffentliche Register, Websites oder berufliche Netzwerke) bereitgestellt werden. Über allfällige weitere Datenquellen informieren wir gesondert.

Im Wesentlichen verarbeitet FireServ e.U. jene personenbezogenen Daten, die notwendig sind, um natürliche Personen zu identifizieren und mit ihnen kommunizieren zu können. Dies sind:

• Identifikationsdaten (z.B. Vorname, Zuname, Geburtsdatum)
• Namenszusätze (z.B. akademische Grade, Funktionsbezeichnungen)

• Kontaktdaten (z.B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website-Adresse)
• Organisationsdaten (z.B. Firmenzugehörigkeit, Rechtsform, GLN-Nummer, UID-Nummer, Unternehmensgegenstand)
• Korrespondenz mit diesen Personen
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen von Kunden, Vortragenden und Lieferanten)
• Bescheinigungen von Tauglichkeit welche für Atemschutz- und Gasrettungsdienstausbildungen notwenig sind
• Daten und Pläne von Gebäuden, deren Eigentümer natürliche Personen sind
• Daten zur Beurteilung der Bonität, sofern es sich beim Interessenten oder Kunden um eine natürliche Person handelt (Einzelunternehmen)
• Kurs- und Seminarteilnahmen (Teilnehmerlisten, Unterweisungsnachweislisten)
• Nachweise und Zeugnisse von Kursteilnehmern
• Personenbezogene Messergebnisse (Expositionsmessungen) aus dem Bereich des Arbeitnehmerschutzes
• Arbeitsplatzdaten im Rahmen der Arbeitsplatzevaluierung
• Fotos und Videos von Kursteilnehmern
• Bewerbungsschreiben und Lebenslauf von Bewerbern
• Nutzungsdaten beim Besuch unserer Website: Die Erhebung dieser Daten erfolgt mit technischen Mitteln, die uns von Dritten bereitgestellt werden – Details dazu finden Sie auf
unserer Website unter http://www.fireserv.at/datenschutz. Eine Auswertung dieser Daten erfolgt von unserer Seite ausschließlich in anonymisierter Form.

3 Rechtliche Grundlagen und Verarbeitungszwecke von personenbezogenen Daten

FireServ e.U. bearbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu nachstehenden Zwecken:

3.1 Vertragserfüllung und damit einhergehende rechtliche Verpflichtungen und berechtigte Interessen

Personenbezogene Daten werden von FireServ e.U. vorwiegend zur vertraglichen Abwicklung der Aufträge mit unseren Kunden oder Lieferanten sowie für Forschungsaufträge. Dabei erfassen wir ausschließlich jene personenbezogenen Daten, die für uns zur Abwicklung des jeweiligen Auftrags notwendig sind, für die ein berechtigtes Interesse besteht beziehungsweise die für die

Geschäftsführung erforderlich sind, um zu entscheiden, ob wir ein Angebot für einen Auftrag legen oder ein Angebot annehmen.

3.2 Berechtigtes Interesse

Teilweise werden personenbezogene Daten verarbeitet, damit wir unsere Diensteistungen und unser Angebot für unsere Kunden verbessern können oder bestehende Kunden auf Angebote von uns aufmerksam zu machen. In solchen Fällen verarbeiten FireServ e.U. die Daten nur dann, wenn FireServ e.U. zum Schluss gekommen ist, dass die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen eingehalten werden und unsere Interessen nicht überwiegen.

Beispielsweise speichern wir von unseren Geschäftspartnern die Namens- und Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpersonen.

Bestehende Kunden informieren wir über spezifische Angebote oder erinnern an Ablauf von Fristen (z.B. Überprüfung Gasmessgeräten).

3.3 Einwilligung

Fotos und Videos mit Personenbezug verwendet FireServ e.U. nur mit der Einwilligung der betroffenen Personen.

4 Dauer der Datenspeicherung

FireServ e.U. speichert personenbezogene Daten solange eine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflicht besteht oder die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein könnten.

Über davon abweichende Speicherfristen informiert FireServ e.U. die betroffenen Personen gesondert.

5 Übermittlung von Daten

An Empfänger außerhalb von FireServ geben wir personenbezogene Daten nur auf Basis des jeweiligen Verarbeitungszwecks und seiner Rechtsgrundlage weiter

• weil uns die betroffene Person dafür Ihre Einwilligung gegeben hat,
• weil es für die Erfüllung des Vertrags notwendig ist oder
• weil FireServ e.U. gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Empfänger von personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Kunden, Behörden, sonstige Projektbeteiligte und Kooperationspartner (Daten, die FireServ
e.U. im Zuge von Aufträgen verarbeitet)
• Einsatzorganisationen (Daten zur Genehmigung von Alarm- und Einsatzplänen, Brandschutzplänen udgl).
• Banken (Raiffeisen und VKB - Daten für den Zahlungsverkehr)
• Rechtsanwälte (Daten für die jeweilige Rechtsvertretung)
• Steuerberater und Lohnbuchhaltung (Daten für Steuerberechnung und zur Lohnabrechnung)
• Finanzamt (Daten für die Betriebsprüfung und Steuerberechnung)

Sollten FireServ e.U. im Rahmen von Forschungs- oder anderen Projekten von den erwähnten Empfängern abweichen wird dies den betroffenen Personen gesondert mitgeteilt.

5.1 Übermittlung von Daten in Drittländern

In Drittländer werden personenbezogene Daten nur übermittelt, wenn der Auftraggeber oder ein Partner des Auftraggebers aus einem Drittland kommt und daher eine Übermittlung von Daten in ein Drittland für die Vertragserfüllung erforderlich ist.

6 Rechte von Personen im Bezug auf ihre Daten

In der DSGVO sind nachstehende Rechte von Personen im Bezug auf Ihre Daten zugesprochen:

6.1 Recht auf Auskunft und Berichtigung

Allen Personen deren Daten von uns verarbeitet wurden, stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft und Berichtigung ihrer Daten zu. Diese können Auskunft über die von FireServ e.U. verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Wenn die Daten nicht aktuell oder unvollständig sind, so können diese eine Berichtigung ihrer Daten verlangen. Details dazu und zu allfälligen Ausnahmen finden Sie in Art. 15 und Art. 16 DSGVO.

6.2 Recht auf Löschung

Personen deren Daten von uns verarbeitet wurden können verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten vorhanden oder diese weggefallen ist. Details dazu und zu allfälligen Ausnahmen finden Sie in Art. 17 DSGVO.

6.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Personen deren Daten von uns verarbeitet wurden haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten, wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten von diesen bestritten wird, die Verarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt ist und diese statt der Löschung eine Einschränkung verlangen, FireServ die Daten nicht mehr benötigt aber diese die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen oder wenn diese Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere Interessen überwiegen. Details dazu und zu allfälligen Ausnahmen finden Sie in Art. 18 DSGVO.

6.4 Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn FireServ e.U. die personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeitet, so haben betroffene Personen das Recht auf Widerspruch. Somit dürfen diese Daten nur mehr dann verarbeitet werden, wenn FireServ e.U. zwingende schutzwürdige Gründe

nachweisen kann, die der Interessen der betroffenen Person sowie der Rechte und Freiheiten überwiegen. Details dazu und zu allfälligen Ausnahmen finden Sie in Art. 21 DSGVO.

6.5 Recht auf Widerruf

Wenn FireServ e.U. personenbezogene Daten aufgrund einer Einwilligung von einer Person verarbeitet, so hat diese Person jederzeit das Recht auf Widerruf. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten bis zum Widerruf. Details dazu und zu allfälligen Ausnahmen finden Sie in Art. 7 DSGVO.

6.6 Ausübung der Rechte

Für die Ausübung der Rechte von betroffenen Personen kann sich die Person direkt an uns unter folgender Adresse wenden:

FireServ e.U.
z.Hd.: Andreas Kapeller Wienerstraße 228
4030 Linz
E-Mail: office@fireserv.at Telefon: 0732 / 344 744 - 12

Sollte eine Person der Meinung sein, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen das Datenschutz- recht verstößt oder das ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, hat diese das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde als Aufsichtsbehörde eingerichtet:

Österreichische Datenschutzbehörde
Wickenburggasse 8,
1080 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0 E-Mail: dsb@dsb.gv.at